Secretaria general


La Secretaría General es la dependencia que se encarga específicamente del notariado y registro de las actividades de la Universidad, en particular las del Consejo Académico y el Consejo Superior.

Secretario general

El secretario general es designado por el Consejo Superior. Bajo su dirección funcionan la Oficina Jurídica y la Oficina de Gestión Documental. Entre sus funciones, el secretario general lleva, custodia y responde por los libros de actas de la Universidad. De igual forma, se encarga de convocar, además de asistir, a las reuniones de los órganos colegiados de la Universidad Central, en los cuales se desempeña como secretario.

Secretarío General, doctor Fabio Raúl Trompa Ayala

El actual secretario general es el doctor Fabio Raúl Trompa Ayala. Contador público de la Universidad Central (1997). Abogado de la Universidad Libre de Colombia (1983). Especialista en Revisoría Fiscal y Contraloría de la Universidad Central (1998). Cuenta con una experiencia profesional de 20 años en el ejercicio del derecho, la administración y la contabilidad pública, lapso en el cual ha prestado asesoría a diferentes empresas públicas y privadas.

Se ha desempeñado como contador general de la Nación (E), subcontador general de la Nación, subcontador de consolidación, jefe de la Oficina de Control Interno de la Contaduría General de la Nación, correlator del Plan General de Contabilidad Pública, primer delegado del Contador General de la Nación ante la Junta Central de Contadores, delegado del Contador General de la Nación en el Comité de las Supersociedades para la elaboración del Proyecto de Estatuto de la Revisoría Fiscal (1998), miembro principal del Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno y el Comité Interinstitucional, jefe de la División de Cuentas Corrientes y Contabilidad Tributaria del Distrito Capital y jefe de Relaciones Industriales de la Empresa Colombiana de Soldaduras S.A.

También ha sido coordinador de trabajos especiales sobre contabilidad de proyectos de inversión y análisis de la capacidad financiera del Estado Colombiano (CFAA, Banco Mundial y Banco Interamericano de Desarrollo), así como del Desarrollo e implementación del sistema de cuentas para la contabilidad de los proyectos de inversión financiados con banca multilateral (trabajo conjunto del Banco Mundial y la Contraloría General de la República).

Cuenta con una amplia experiencia docente en las Universidades Central, Libre, Externado y del Cauca, así como en la Escuela de Alto Gobierno de la ESAP y la Contaduría General de la Nación. Asimismo, es autor de diversos artículos sobre contabilidad pública, finanzas públicas y temas jurídicos.

El secretario general, de acuerdo con el Estatuto General, desempeñará las siguientes funciones:

  1. Refrendar con su firma los actos expedidos por los Consejos Superior y Académico.
  2. Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo Superior y del Consejo Académico.
  3. Llevar, custodiar y responder por los libros de actas de la Universidad.
  4. Citar y asistir a las reuniones de los órganos colegiados, en los cuales se desempeña como secretario.
  5. Dirigir y sustanciar la recepción y la distribución de correspondencia.
  6. Coordinar todos los asuntos legales de la Universidad y dirigir la Oficina Jurídica de la Universidad.
  7. Responder por el registro de notas y títulos.
  8. Refrendar con su firma las resoluciones que expida el rector.
  9. Conservar y custodiar en condiciones adecuadas el archivo general y los correspondientes a los consejos y demás órganos de los cuales sea secretario, conforme a lo dispuesto en la ley y en el Estatuto General; así mismo, expedir y autenticar las copias que soliciten las autoridades de la Universidad o terceras personas.
  10. Notificar dentro de los términos legales y reglamentarios los actos que expidan el rector y los órganos colegiados de la Institución de los cuales sea secretario.
  11. Autorizar con su firma las actas de grado y los títulos otorgados por la Universidad y expedir copias auténticas de los libros, matrículas, actas, calificaciones y documentos del archivo de la Universidad, y las constancias y los certificados sobre esos registros.
  12. Las demás inherentes a su cargo, de conformidad con la ley, el Estatuto General y los reglamentos de la Universidad.
  • Conozca el documento Apuntes para una Reforma a los mecanismos de participación de docentes, estudiantes y egresados en la vida de la Universidad Central, una iniciativa del doctor Fabio Raúl Trompa Ayala:

Dependencias de la Secretaría General

Oficina Jurídica

Esta Oficina se proyecta como una unidad asesora de las áreas de dirección, tanto administrativas como académicas, para defender ante las diferentes instancias estatales los derechos fundamentales, tanto de la Universidad como de sus estudiantes, especialmente el derecho a la educación en condiciones de igualdad y justicia social, con el fin de contribuir al objetivo institucional de formar capital social y cultural colombiano.

Ser el apoyo jurídico permanente del Consejo Superior, de la Rectoría, las vicerrectorías, la Secretaría General y demás dependencias administrativas y académicas, en cuanto a la orientación, asesoría y defensa eficaz de los derechos institucionales.

  • Preparar, elaborar o revisar los proyectos de acuerdo del Consejo Superior, resoluciones rectorales y aquellas resoluciones del Consejo Académico que así lo requieran.
  • Representar judicial y extrajudicialmente a la Universidad en la defensa de sus derechos e intereses, con el objeto de reconocer derechos y evitar sanciones económicas.
  • Preparar o revisar tanto las peticiones como las respuestas que se deban dar a nombre de la Universidad a las diferentes autoridades de carácter administrativo, de conformidad con los lineamientos e instrucciones impartidas por la Secretaría General.
  • Preparar, revisar o proyectar las respuestas de los derechos de petición que presenten docentes, estudiantes o terceros al Consejo Superior, Consejo Académico, la Rectoría, las vicerrectorías y la Secretaría General. Así mismo, asesorar a las demás dependencias para los mismos efectos.
  • Elaborar, revisar y controlar las minutas de contratos y convenios requeridos en ejercicio de la actividad administrativa y académica de la Universidad.
  • Preparar, revisar o proyectar los conceptos jurídicos que requieran las diferentes áreas directivas de la Universidad.
  • Participar en las reuniones que lleven a cabo los diferentes órganos colegiados de la Universidad o en los externos, cuando así lo requiera la Secretaría General.
  • Elaborar el estudio de títulos de los bienes inmuebles que solicite la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y que pretendan ser adquiridos por la Universidad para cualquier clase de negocio jurídico.
  • Las demás funciones que se requieran y asignen conforme a los estatutos de la Universidad.

Oficina de Gestión Documental

La Oficina de Gestión Documental se encarga de regular todo el acervo documental generado y recibido en la Institución, velando por la protección y conservación del patrimonio documental. También asesora la organización y administración de los archivos de gestión de cada una de las dependencias de la Universidad.

Garantizar una adecuada administración del patrimonio documental de la Universidad, a través de procedimientos técnicos y con el apoyo de nuevas tecnologías, de tal manera que nuestros usuarios puedan acceder a sus requerimientos de consulta de forma ágil, confiable y segura.

Implementar un sistema de gestión documental como apoyo a las funciones de las áreas administrativas y académicas, mediante el uso de un aplicativo de gestión basado en la calidad y el mejoramiento continuo.

En general, las funciones desempeñadas por nuestra dependencia son:

  • Apoyar los procesos administrativos y académicos que genera la gestión documental institucional, desde el origen del documento hasta su disposición final.
  • Organizar y facilitar el acceso al acervo documental a la comunidad académica, administrativa y general de la Universidad.
  • Brindar al sistema de información institucional agilidad, oportunidad, calidad y eficiencia en el manejo de la gestión documental.
  • Sistematizar procedimientos que garanticen la fluidez en la comunicación.
  • Generar vínculos sociales, culturales y académicos en torno a la producción, protección, preservación, uso y difusión del patrimonio documental universitario.
  • Desarrollar el Sistema de Gestión Documental de la Universidad como la estructura básica de la administración de sus archivos.

El Instituto Grancolombiano fue un centro de carreras universitarias técnicas que en 1960 organizó la Facultad de Contaduría Pública; por inconvenientes internos, se decide constituir una “nueva casa de estudios superiores”, naciendo así, el 30 de junio de 1966, la Fundación Universidad Central. El 9 de septiembre de este mismo año, se gradúa nuestro primer egresado con el título de Contador Público de la nueva Universidad Central, tal como consta en el Acta n.° 1, la cual tenemos en custodia, así como las posteriores, como parte de nuestra historia institucional.

Nuestra Oficina cuenta, desde entonces, con información académica del Instituto Grancolombiano, tales como libros de notas académicas desde 1960, donde aparecen registrados nuestros primeros egresados. Con el paso de los años, el fondo documental acumulado fue tomando un volumen sustancial para el cual las oficinas no contaban con espacios; además, se percibía la necesidad de claridad en la generación de los documentos y de asignar a una dependencia la responsabilidad del valor documental académico administrativo.

En el decenio de los años 80, se crea la Oficina de Archivo, ubicada en la actual Torre A, piso cuarto. Entonces, las actividades realizadas se limitaban a recibir todo tipo de documentos que las oficinas enviaban, sin importar cómo se encontraban almacenadas; por tanto, se recibieron en bolsas, carpetas AZ, hojas sueltas y cajas.

A este material no se le aplicó ningún proceso archivístico, solo se mandaban a empastar documentos como notas de los estudiantes por carrera, la nómina administrativa y comprobantes. Asimismo, algunas dependencias empastaban sus comunicaciones internas y externas.

El crecimiento desmedido de información recibida obligó a realizar traslados físicos dentro de los edificios de la Universidad, buscando el espacio apropiado para el almacenamiento y custodia del material de archivo. En el año 1998, se asignó el primer piso del Edificio Cadena, Torre B, y a partir de ese momento comenzaron las primeras actividades de organización de los archivos y la adquisición de la infraestructura requerida para custodiar la información.

Durante el año 2003, con rodantes e información instalada, el depósito sufre un accidente de tipo estructural, hundiéndose el piso por sobrepeso en la carga; por ello, se debió realizar un traslado temporal de seis meses al edificio González Cadena, Torre A.

Como a partir de todas las “tragedias” se obtienen mejoras, en lo que concierne a la reconstrucción física del depósito, se ganó el espacio adecuado para oficinas y puestos de trabajo. De igual manera, se decide tener una oficina del archivo con espacio para depósito documental, en la Sede Norte, que ofrezca el apoyo a las carreras en cuanto la administración y custodia de la información, dándole mucha importancia a las historias de los graduados con sus notas académicas.

En el año 2004, dentro de las políticas archivísticas nacionales como soporte a una definición documental, se da inicio en la aplicación general de las pautas archivísticas que permitan identificar tanto los valores documentales como la organización de la misma. Se contrata un servicio de outsourcing mediante el cual se asesora y apoya la decisión acerca de la conservación o eliminación de los documentos.

Por necesidad de la Universidad, en el 2006 se detectan fallas en el control y seguimiento de las comunicaciones tanto internas como externas. Es así como se implementa el primer sistema de correspondencia, permitiendo el control, seguimiento y recuperación de dicha gestión. Ello generó dos puestos de recepción de correspondencia, ubicados en las dos sedes, con las funciones de recibir y radicar todo tipo de correspondencia, sobres, comunicados, facturas, etc.

Mediante el Acuerdo n.° 03 de 2004 del Consejo Superior, modificado mediante el Acuerdo n.° 05 de 2007, la Oficina de Archivo cambia su denominación por la de Oficina de Gestión Documental.

En la actualidad, contamos con depósitos organizados y catalogados en inventarios en un nivel básico, los cuales permiten recuperar la información con eficiencia. Dentro de nuestros objetivos en el mediano plazo, pretendemos la integración de sistemas o aplicaciones como soporte a la gestión tanto en las dependencias como con la información que reposa en nuestros depósitos.


Más información

Secretaría General

Horario: lunes a viernes de 8:30 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:30 a 5:30 p.m.

Conmutador: 3239868, exts. 2201 y 2202.

Dirección: Sede Centro (calle 21 n.° 4-40), Torre de Comunicaciones.

Correo electrónico: secretariageneral@ucentral.edu.co

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