Departamento de Contabilidad


Esta dependencia se encarga de establecer las directrices para el registro de los hechos económicos realizados por todas las áreas de la Universidad, de acuerdo con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados por la normativa colombiana y con las normas internacionales de información financiera, lo anterior con el objetivo de suministrar información contable y financiera consolidada y por áreas de responsabilidad, en forma oportuna y confiable, de manera que le permita a las directivas de la Institución la toma de decisiones.
El Departamento de Contabilidad desarrolla sus actividades con ética, transparencia, profesionalismo y calidad, para producir información confiable, consistente y razonable.

  • Generar información financiera confiable que sirva de base a las directivas en la toma de decisiones, para lo cual define el registro contable de los hechos económicos generados por las áreas de la Universidad, garantiza que los mismos atiendan la normatividad interna, las normas contables y las disposiciones legales vigentes.

  • Fomentar el uso eficiente y transparente de los recursos financieros, mediante la elaboración anual de un presupuesto que sirve de guía para el desarrollo de las actividades misionales con calidad.
Ser una dependencia de apoyo a las áreas de la Universidad, aportando información financiera confiable, a través de un proceso continuo de actualización de sus funcionarios, que permita su crecimiento intelectual, articulado con el crecimiento de la Institución.
Durante los últimos años, el Departamento de Contabilidad de la Universidad se ha consolidado gracias a un enfoque administrativo que permite el suministro de información confiable, oportuna e integral, así como al reconocimiento por parte de las directivas acerca de la importancia que tiene la información financiera para facilitar la gestión y definir nuevos cursos de acción.
El funcionamiento del Departamento comienza con la creación de la Universidad, fecha desde la cual se ha contado con el apoyo de cuatro directores: los doctores Eliécer González Amaya, Graciela Soler, Orlando González y actualmente la doctora Irene Quintana.
Es importante destacar la trayectoria y antigüedad del talento humano vinculado a este Departamento, entre quienes se puede mencionar a Margarita Castelblanco, Ana Isabel Parra, Nancy Rada y Beatriz Burbano, funcionarias que se desempeñaron en este Departamento por más de veinte años.

Áreas de trabajo

Internamente esta dependencia cuenta con una Dirección, y para prestar un mejor soporte a todas las dependencias de la Universidad, se encuentra dividida en cinco áreas: Contable, Presupuesto, Proveedores, Impuestos y Activos fijos.

Es el área responsable de fijar las directrices para el adecuado registro contable, consolidar los hechos económicos y realizar un proceso de verificación a los registros realizados por las diferentes áreas de la Universidad, para la elaboración y presentación oportuna de los Estados Financieros, de manera que estos sirvan de herramienta para una adecuada planeación y toma de decisiones en la Universidad.

Funciones

  • Verificar y responder por el registro y la correcta clasificación contable y tributaria de las operaciones generadas en las áreas de la Universidad.
  • Establecer en el sistema de información administrativo y financiero, los parámetros que permitan unificar y registrar de manera automática los hechos económicos.
  • Preparar y presentar los Estados Financieros de la Universidad, atendiendo la normatividad contable vigente en Colombia y las normas internacionales de información financiera.

Servicios

  • Asesorar y crear parámetros en el Sistema Administrativo y Financiero SEVEN, necesarios para el registro de las operaciones de los demás módulos del sistema.
  • Atender inquietudes sobre los registros contables realizados por las áreas de la Universidad.

Esta área coordina la elaboración del presupuesto de ingresos, gastos e inversión de la Universidad, utilizando una estructura de centros y costos y proyectos, que facilita la administración de los recursos, acorde a los objetivos institucionales.
Así mismo, da soporte a las áreas de la Universidad en la ejecución y seguimiento del presupuesto aprobado por el Consejo Superior.

Funciones

  • Consolidar el presupuesto anual.
  • Dar soporte a las áreas en la ejecución presupuestal (requisiciones, pedidos, órdenes de compra).
  • Registrar operaciones presupuestales (adiciones, reducciones, traslados).
  • Crear estructuras (centros de costo, proyecto, área)
  • Presentar informes de ejecución presupuestal por áreas de responsabilidad.
  • Validar la información presupuestal para el Comité de Compras.

Servicios

  • Apoyar a las áreas para el adecuado registro del presupuesto.
  • Asesorar la validación presupuestal de requisiciones, pedidos y órdenes a través de la mesa de ayuda.
  • Brindar información sobre la disponibilidad presupuestal de las diferentes estructuras (centros de costo, proyecto, área).

Esta área se encarga del registro y liquidación oportuna de los pagos a proveedores, por concepto de compra de bienes o contratación de servicios y anticipos.
Realiza la apertura, modificación y cancelación de cajas menores de acuerdo con la autorización impartida por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, atendiendo las políticas internas y la normativa fiscal.

Funciones

  • Liquidar y registrar en forma oportuna los pagos a proveedores, por concepto de anticipos, facturas y documentos equivalentes, determinando los impuestos, descuentos y valores a girar, para cumplir oportunamente con los compromisos de pago adquiridos por la Universidad.
  • Gestionar de manera oportuna la entrega de anticipos a docentes y/o funcionarios para el desarrollo de algunos proyectos y actividades específicas.

Servicios

  • Recibir y causar la facturación generada por los diferentes bienes comprados o servicios prestados a la Institución.
  • Asesorar el manejo de cajas menores y legalización de anticipos a terceros.
  • Atender inquietudes en cuanto a trámites de facturación y manejo de anticipos de las diferentes áreas de la Universidad.
  • Atender y solucionar inquietudes de las diferentes áreas relacionadas con los requisitos legales de los documentos tramitados.
  • Registrar la inclusión de los nuevos proveedores en el sistema Seven.

Tutorial Caja menor

En este video encontrará la orientación sobre los lineamientos que deben cumplir los recibos de caja menor y el registro en el sistema. Cualquier inquietud comuníquese con el Departamento de Contabilidad extensión 2303 y 2305

 

Esta área se enfoca en garantizar la correcta liquidación, presentación y pago de los impuestos, tasas y contribuciones a las que se encuentra obligada la Universidad, en forma oportuna, precisa, y ajustada a la ley.

Funciones

  • Determinar, pagar y presentar de forma oportuna los impuestos, cumpliendo las obligaciones tributarias que tiene la Universidad.
  • Mantener actualizados los formatos, registros y demás obligaciones legales requeridas por las entidades externas para el debido funcionamiento de la Institución.
  • Coordinar la entrega de información solicitada por la Revisoría Fiscal en su proceso de auditoría.
  • Dar respuesta a requerimientos de entidades externas.

Servicios

  • Apoyar el proceso de causación, atendiendo las inquietudes en la liquidación de impuestos.
  • Asesorar y dar respuesta a las inquietudes presentadas por los beneficiarios de los pagos, sobre las liquidaciones de impuestos realizadas.
  • Generar los certificados de retenciones practicadas y remitirlos a los beneficiarios de manera oportuna, acorde con los términos de ley.

Es el área encargada de clasificar, controlar y mantener actualizado en el sistema administrativo y financiero SEVEN, así como la información de los bienes muebles, inmuebles y software de propiedad de la Universidad.
De manera conjunta con el Departamento de Compras, define la creación de códigos de productos y su clasificación por grupo de activo, atendiendo la normatividad contable.

Funciones

  • Asignar a las diferentes áreas de la Universidad los activos fijos necesarios para el desarrollo de las actividades propias de cada unidad académica o administrativa.
  • Verificar la existencia y el estado de los activos fijos asignados a cada funcionario para el desarrollo de sus labores.
  • Registrar en el Sistema Administrativo y Financiero Seven los movimientos de los activos, así como la baja de activos por pérdida o hurto, por siniestro, por obsolescencia, daño o desuso y por cambio del activo por garantía.

Servicios

  • Apoyar el manejo y sensibilizar en el uso adecuado de los activos a las diferentes áreas de la Universidad.
  • Atender inquietudes de las áreas relacionadas con el movimiento de activos, el traslado interno, el traslado entre sedes y la devolución de activos fuera de uso o por obsolescencia.
  • Informar la ubicación y estado de bienes muebles, inmuebles y software de la Universidad.

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