La Universidad Central, como responsable del tratamiento de datos personales, protege cuidadosamente la información de su comunidad y del personal externo en eventos organizados. Esto es necesario, debido a la posibilidad de que terceros no autorizados accedan a datos exclusivos de la Institución, lo que se conoce como fuga de información. Estas situaciones afectan la confidencialidad y pueden tener consecuencias graves tanto para la Universidad como para los responsables de la situación.
¿Qué prácticas pueden estar causando fugas de información?
Enviar información a correos personales
Nunca reenvíes información institucional o de nuestros usuarios (colaboradores, estudiantes, egresados, proveedores, entre otros) a cuentas de correo electrónico personales. Este tipo de backup o respaldos personales están prohibidos.Utilizar servicios gratuitos no autorizados
No debes hacer uso de servicios gratuitos no autorizados tales como: convertir pdf a word, separar o unir pdf, entre otros. Estos servicios exponen la información al público en general.Usar medios personales de almacenamiento
No utilices medios de almacenamiento personales para descargar o compartir información, más si se trata de bases de datos con información de tipo personal.Intercambiar información
No intercambies información institucional o datos personales sujetos a la responsabilidad de la Universidad a través de redes sociales, portales, aplicaciones de mensajería o en físico.Consecuencias de malas prácticas
Disciplinarias
Sanciones conforme al reglamento interno de trabajo, tales como suspensión o terminación de contrato.
Económicas
Obligación o condena al pago de indemnizaciones por los perjuicios causados.
Judiciales
Procesos judiciales o incluso consecuencias penales.
Tu privacidad es importante para nosotros. Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre el tratamiento de tus datos personales, no dudes en contactarnos en datospersonalessg@ucentral.edu.co o a la ext. 2201 - 2202
Consideraciones clave para asegurar la adecuada recolección de datos personales con las autorizaciones respectivas como lo estable la ley en nuevas iniciativas o proyectos
Informar a la Secretaría General y de Asuntos Jurídicos, a través del correo electrónico datospersonalessg@ucentral.edu.co, la nueva propuesta, campaña, encuesta, iniciativa o formulario de invitación, que implique la recolección de datos personales, como: herramientas para recolección, uso o visualización de información, canales o mecanismos de recolección de nuevos datos o información, acceso a nueva información o uso de datos ya existentes para nuevas actividades.
Al identificar alguno de los siguientes eventos o similares, informa al correo electrónico datospersonalessg@ucentral.edu.co para poder orientarte:
- Lanzamiento de actividad promocional o publicitaria que implique registro o recolección de datos personales de interesados en programas de formación.
- Habilitación de plataforma digital para remplazar formato físico de inscripción o recolección de información de estudiantes y proveedores.
- Uso de los datos de los estudiantes o de colaboradores para participación en programa de beneficios, descuentos promocionales, campañas, entre otros.
- Lanzamiento de nueva herramienta para llevar el control y hacer seguimiento a las condiciones de salud de los colaboradores y estudiantes.
- Desarrollo de actividades de contactabilidad comercial utilizando información recopilada exclusivamente durante el registro de eventos realizados en las instalaciones de la Universidad.
Para recolectar, registrar, almacenar, usar, procesar y circular información personal en la que se encuentren datos de naturaleza general, identificación y contacto e información que puede ser considerada como sensible, tales como: información biométrica, asociada a captura de video; y, fotografías, según la naturaleza de la actividad a desarrollar, debemos contar siempre con la autorización del titular de la información.
