Conozca los principales avances de este proyecto que tiene como propósito actualizar nuestro sistema académico Universitas XXI a su versión internacional.
Desde 2004, la Universidad cuenta con el sistema académico Universitas XXI —desarrollado por la firma española OCU (Oficina de Cooperación Universitaria)—, que reemplazó al desarrollo interno SIAUC. Este cambio permitió llevar a cabo las tareas de registro de estudiantes que se realizaban en esa época con la tecnología de hace 14 años.
El mundo continúo cambiando y las comunidades académica y administrativa de la Institución reclamaban mejorar el sistema de información académico y facilitar el soporte tecnológico de software y hardware de los procesos académicos.
Al tiempo, la OCU anunció la nueva versión de su sistema: Universitas XXI Internacional, por eso, y luego de evaluar diferentes plataformas, la Universidad Central decidió adquirir e implementar esta versión.
Así, desde febrero de este año y, siguiendo un riguroso cronograma, se han adelantado diferentes acciones para la puesta en marcha de este nuevo sistema de información.
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Universitas XXI versión internacional es el resultado de un consenso entre varias universidades de Europa y América. Su desarrollo futuro obedecerá a esa misma lógica, es decir, busca incorporar las mejoras que tengan sentido para todas ellas, sin perder la flexibilidad que cada universidad requiere.
Avances de la implementación
Los sistemas de información son productos que nunca terminan de elaborarse, por cuanto deben responder a las necesidades de una organización como la nuestra, en permanente evolución y que se mueve en un sector que se transforma constantemente. Siendo un producto nunca terminado lo más importante no es el producto mismo, sino el mecanismo de maduración que le permita ajustarse rápidamente a las necesidades de la Institución de una manera consistente.
Dicho de otra manera, al evaluar un software debe tenerse en cuenta el respaldo para su soporte y mantenimiento. Esto implica que mientras menos personalizaciones existan, es mejor.
Procedimiento que requiere la articulación de toda la Institución, siguiendo un proceso metódico y ordenado que permita que cada dependencia aporte en su momento y en el tema específico en el cual es experto.
Durante este proceso hemos determinado que la Universidad tiene necesidades que no están siendo cubiertas por el sistema actual, por lo que será necesario planear su desarrollo e incorporación al proyecto.
El proyecto ha implicado, adicionalmente, prestar atención a los cambios en procesos y procedimientos que nos permitan hacer uso de las ventajas del nuevo sistema. De forma tal que, para algunos aspectos de la operación, debemos dejar de lado la forma en la que trabajamos para adaptarnos a la propuesta de esta versión internacional”.
De esta manera, a la fecha se han realizado más de 100 reuniones de diferente tipo, tanto con el proveedor como con las áreas internas de la Universidad.
Asimismo, se han generado más de 60 documentos que incluyen acuerdos de entendimiento, actas, descripciones del proceso e identificación de brechas, cronogramas, casos de uso, requerimientos y especificaciones técnicas. El cronograma en su versión actual contiene más de 80 actividades con fechas de inicio y final, y responsables asignados.
La implementación no ha estado libre de dificultades como es natural. Hay servicios que tenemos actualmente y que no funcionarán más hasta tanto los reconstruyamos o el aplicativo madure para prestarlos. Pero se ha considerado adecuado perderlos, a cambio de ganar estandarización, soporte y una evolución sostenida de todo el sistema.
La complejidad del sistema obedece a que se deben planear, diseñar e implementar diversos aspectos como costos, tiempos, alcance, comunicaciones, gestión de interesados, compras, gestión del talento humano, calidad y riesgos.
Estructura organizacional
El proyecto cuenta con la participación de diferentes funcionarios administrativos que actúan en un rol específico. Es así que se conformaron tres grupos:
- Comité Gerencial: compuesto por los vicerrectores; el director de Registro Académico, quien actúa como director del proyecto por parte de la Universidad; el director del proyecto por parte de OCU y el director de Tecnología Informática de la Universidad.
- Comité Implementador: al cual asisten de manera permanente delegados de cada una de las facultades, el director del proyecto por parte de la Universidad, un delegado del vicerrector académico, tres funcionarios de Tecnología Informática, un delegado de planeación y la coordinadora del sistema de información de Registro Académico. A este comité asisten como invitados los directores o delegados de Secretaria general, Tesorería, Mercadeo y Admisiones, Apoyo Financiero Estudiantil, Recursos Humanos y Relaciones Interinstitucionales.
- Comité Técnico: es un pequeño comité cuyos integrantes varían de acuerdo al tema a tratar. A él asisten los directores de Registro Académico y Tecnología Informática, acompañados del experto en temas específicos como plataforma, seguridad informática, bases de datos, migraciones etc. Por parte de OCU asiste el funcionario experto en el tema específico.
Todo esto se ha podido realizar gracias al constante apoyo institucional del rector, los vicerrectores y los decanos; del liderazgo de Registro Académico y los representantes de las facultades, además, del aporte en temas específicos de los departamentos de Apoyo Financiero Estudiantil, Contabilidad, Tesorería, Mercadeo y Admisiones, Bienestar Institucional, Recursos Humanos, Planeación, Relaciones Interinstitucionales, Lenguas y Extensión. También es importante resaltar el seguimiento y el acompañamiento de Compras, y la Oficina Jurídica, para la realización del contrato; la difusión por parte de Comunicaciones y del apoyo en implementación de Tecnología Informática.
El proyecto solo se puede llevar a cabo con la participación de todas estas áreas, pues los procesos en los que intervienen se entremezclan y requieren del respectivo soporte tecnológico para que se den de una manera eficiente. Es por ello que la implantación es un esfuerzo de toda la Universidad Central.
