![Organiza](/sites/default/files/inline-images/organiza-titulo.png)
tu archivo de gestión antes de culminar el año 2019
![Identificación](/sites/default/files/inline-images/identificacion-1.png)
- Revisa los instrumentos archivísticos:
- Tabla de Retención Documental de tu dependencia
- Instructivo de Alistamiento Documental
- Identifica los documentos de archivo y de apoyo.
![Clasificación](/sites/default/files/inline-images/clasificacion-2.png)
- Clasifica los documentos de archivo, conforme a las series o asuntos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
- Retira los documentos de apoyo de las unidades documentales (legajos), para eliminar o reutilizar.
![Ecotip](/sites/default/files/inline-images/ecotip.png)
Reutiliza las carpetas y ganchos legajadores que se liberan
al momento de hacer la depuración.
![Organización](/sites/default/files/inline-images/organizacion-3.png)
- Integra o ubica los documentos de archivo en los legajos correspondientes, y, de ser necesario, arma uno nuevo.
- Ordena según corresponda, de forma:
![Númerica](/sites/default/files/inline-images/a-14_0.png)
![Alfabética](/sites/default/files/inline-images/a-15.png)
![Cronológica](/sites/default/files/inline-images/a-16.png)
![Descripción](/sites/default/files/inline-images/descripcion-4.png)
- Marca los legajos, ordenados conforme al paso anterior.
- Actualiza el inventario documental del Archivo de Gestión - Formato Único Inventario Documental.
- Ubica los legajos en los archivadores o gavetas.
![Listos](/sites/default/files/inline-images/texto-listo-final.png)
![tipos documentales](/sites/default/files/inline-images/tipos-documentales_0.png)
que NO se deben reutilizar
![info personal](/sites/default/files/inline-images/tipos-documentales-04_0.png)
![firmas](/sites/default/files/inline-images/documentos-firmas-09_1.png)
![docs institucionales](/sites/default/files/inline-images/tipos-documentales-06_1.png)
![reciclaje](/sites/default/files/inline-images/logo-reciclaje-12_1.png)
El objetivo final de estos documentos
es la eliminación segura.
![ecotips](/sites/default/files/inline-images/ecotip-10_1.png)
utiliza el aplicativo de gestión de documentos electrónicos SEVENET
![sevenet](/sites/default/files/inline-images/ecotip-11_1.png)
1. Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.
2. Archivo de gestión
Comprende toda la información que es sometida a contínua utilización y consulta administrativa por la oficina productora u otras que la soliciten.
3. Tabla de retención documental
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
4. Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
5. Subserie
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.
6. Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
7. Documento electrónico
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos.
8. Documento misional
Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
9. Documento de apoyo
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero que son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
10. Organización documental
Proceso orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una entidad.
11. Transferencia documental
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
12. Inventario documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Verifica en su plan de transferencia documental la fecha indicada
![Item1](/sites/default/files/inline-images/img-item-1.png)
Realiza el alistamiento físico y virtual
![Item2](/sites/default/files/inline-images/img-item-2.png)
(Instructivo de alistamiento documental AD30-I-009)
Crea los documentos necesarios según tu tabla de retención documental
![Item-3](/sites/default/files/inline-images/img-item-3.png)
(Instructivo de digitalización de documentos en el sistema Sevenet AD-30-I-001)
Registra en el formato único de inventario los archivos a transferir
![Item4](/sites/default/files/inline-images/img-item-4.png)
(Formato único de inventario documental
AD-30-F-001-V2)
Transfiere los documentos en formato virtual y físico
![Item5](/sites/default/files/inline-images/img-item-5.png)
(Instructivo transferencia documental-Sevenet
AD-30-I-011)
Finaliza radicando una comunicación interna a la Oficina de Gestión Documental
![Item6](/sites/default/files/inline-images/img-item-6.png)
(Instructivo correspondencia interna AD-30-I-006)
![Decálogo para el manejo documental](/sites/default/files/inline-images/Decalogo-manejo-documental.jpg)
![Correspondencia recibida en tiempos de pandemia](/sites/default/files/inline-images/correspondencia-recibida-tiempos-pandemia.jpg)
![Consulta de documentos](/sites/default/files/inline-images/consulta-de-documentos-infografia.jpg)
![Documentos Electrónicos](/sites/default/files/inline-images/documentos-electronicos.jpg)
![Clases de Documentos Electrónicos](/sites/default/files/inline-images/infografia-clasificacion_0.jpg)
![Etapas de la Gestión de los Documentos](/sites/default/files/inline-images/infografia-gestion-de-los-documentos-.jpg)
![Tablas de Retención Documental](/sites/default/files/inline-images/tablas-de-retencion.jpg)