tu archivo de gestión antes de culminar el año 2019
- Revisa los instrumentos archivísticos:
- Tabla de Retención Documental de tu dependencia
- Instructivo de Alistamiento Documental
- Identifica los documentos de archivo y de apoyo.
- Clasifica los documentos de archivo, conforme a las series o asuntos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
- Retira los documentos de apoyo de las unidades documentales (legajos), para eliminar o reutilizar.
Reutiliza las carpetas y ganchos legajadores que se liberan
al momento de hacer la depuración.
- Integra o ubica los documentos de archivo en los legajos correspondientes, y, de ser necesario, arma uno nuevo.
- Ordena según corresponda, de forma:
- Marca los legajos, ordenados conforme al paso anterior.
- Actualiza el inventario documental del Archivo de Gestión - Formato Único Inventario Documental.
- Ubica los legajos en los archivadores o gavetas.
que NO se deben reutilizar
El objetivo final de estos documentos
es la eliminación segura.
utiliza el aplicativo de gestión de documentos electrónicos SEVENET
1. Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.
2. Archivo de gestión
Comprende toda la información que es sometida a contínua utilización y consulta administrativa por la oficina productora u otras que la soliciten.
3. Tabla de retención documental
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
4. Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
5. Subserie
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.
6. Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
7. Documento electrónico
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos.
8. Documento misional
Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
9. Documento de apoyo
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero que son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
10. Organización documental
Proceso orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una entidad.
11. Transferencia documental
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
12. Inventario documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Verifica en su plan de transferencia documental la fecha indicada
Realiza el alistamiento físico y virtual
(Instructivo de alistamiento documental AD30-I-009)
Crea los documentos necesarios según tu tabla de retención documental
(Instructivo de digitalización de documentos en el sistema Sevenet AD-30-I-001)
Registra en el formato único de inventario los archivos a transferir
(Formato único de inventario documental
AD-30-F-001-V2)
Transfiere los documentos en formato virtual y físico
(Instructivo transferencia documental-Sevenet
AD-30-I-011)
Finaliza radicando una comunicación interna a la Oficina de Gestión Documental
(Instructivo correspondencia interna AD-30-I-006)
