El seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento es el segundo eje de la Dirección de Calidad Académica, y se orienta a la mejora continua a nivel institucional, de Escuelas o Facultades y de los programas académicos.
El plan de mejoramiento hace referencia a un conjunto de acciones sistemáticas definidas por la institución, que propenden por el mejoramiento permanente de la gestión y los procesos de aseguramiento de la calidad. Está construido a partir de las acciones de mejoramiento identificadas en la evaluación integral llevada a cabo por el Consejo Nacional de Acreditación y aquellas derivadas de los procesos permanentes de autoevaluación realizados durante ese periodo.
El seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento por parte del Consejo Nacional de Acreditación se entiende como una verificación del avance y madurez logrado por el programa académico o la institución en procura de afianzar la cultura de autoevaluación y mejoramiento continuo. También con el objeto de contribuir al desarrollo de los planes estratégicos institucionales y los procesos de gestión financiera asociados que permitan garantizar su ejecución en consonancia con los objetivos e impactos esperados, el modo en que presta el servicio público de educación, los logros alcanzados y los impactos generados.
Los aspectos que son objeto de seguimiento y evaluación son los siguientes:
- Informe del avance del plan de mejoramiento: Debe consignar los compromisos, proyectos y actividades llevadas a cabo para consolidar sus fortalezas y las acciones que se están adelantando o planean adelantar en el corto, mediano y largo plazo para el desarrollo de sus oportunidades de mejoramiento. Los proyectos deben incluir las actividades, indicadores de gestión y metas que permitan monitorear su desarrollo, cronograma, responsables y recursos para su implementación.
- Planificación institucional: Se debe articular con los planes de mejoramiento de cada uno de los programas. Hacen parte de este informe los avances logrados en la consolidación del sistema interno de aseguramiento de la calidad y cómo este sistema apoya los proyectos y acciones definidas para atender las recomendaciones realizadas por el Consejo Nacional de Acreditación en el proceso más reciente de acreditación.
- Mejoramiento continuo: Puede describirse cómo la atención continua, estructurada y sistemática a la calidad en términos de su mantenimiento, mejora y sostenibilidad. La alta calidad debe procurar el mejoramiento continuo y su sostenibilidad en el tiempo, soportados en sus sistemas internos de aseguramiento de la calidad, que aseguren su cumplimiento y demuestren su compromiso con la cultura de la alta calidad. CNA, Guía 4, 2021.
Cultura de mejoramiento continuo
El Consejo Nacional de Acreditación llevará a cabo un seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento establecidos por las instituciones y los programas académicos.
La evaluación se realizará transcurrida la mitad del tiempo de vigencia de la acreditación.
Proceso de seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento
Conoce a continuación el esquema de seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas académicos:
Objetivos del seguimiento y la evaluación
- Evidenciar los avances de su ejecución.
- Describir la forma en que se han desarrollado los planes de mejoramiento y la capacidad innovadora que demuestra el programa académico o la institución.
- Dar cuenta de los cambios significativos de mejoramiento continuo respecto a la vigencia de la acreditación.
Aspectos que son objeto de seguimiento y evaluación
Informe del avance del plan de mejoramiento
• Consignar compromisos, proyectos, actividades y acciones que se están adelantando o planean adelantar en el corto, mediano y largo plazo.
• Los proyectos deben incluir indicadores de gestión y metas que permitan monitorear su desarrollo.
• Cronograma, responsables y recursos para su implementación.
Planificación institucional
• Se debe articular con los planes de mejoramiento de cada uno de los programas.
Mejoramiento continuo
• Atención continua, estructurada y sistemática la calidad en términos de su mantenimiento, mejora y sostenibilidad.
• La alta calidad debe procurar el mejoramiento continuo y su sostenibilidad en el tiempo.
Plazos y planeación de seguimiento y evaluación
El plan de mejoramiento deberá ser aprobado por la instancia competente de la institución y lo deberá enviar al Consejo Nacional de Acreditación dentro de los seis (6) meses siguientes a la notificación del acto administrativo emitido por parte del Ministerio de Educación Nacional.
A más tardar en la fecha en que se cumpla la mitad de la vigencia de la acreditación institucional o de programa académico se debe enviar un informe sobre los avances logrados en su plan de mejoramiento, y se acompañará de una comunicación del Representante Legal de la Institución.
En caso de presentarse ajustes a los compromisos del plan de mejoramiento inicialmente formulado, la institución deberá presentar los argumentos y evidencias objetivas que justifiquen los cambios implementados. En caso de encontrarse diferencias significativas en los compromisos y metas entre el informe de avance del plan de mejoramiento y el plan de mejoramiento inicialmente entregado, el Consejo Nacional de Acreditación podrá programar una visita de seguimiento y evaluación.
El seguimiento a los planes de mejoramiento es una garantía adicional para avanzar en el proceso de renovación de la acreditación
- Datos identificadores del programa o la institución
- Resumen ejecutivo
- Descripción de las acciones del plan de mejoramiento
- Caracterización de los proyectos asociados
- Descripción y argumentación de los niveles de desempeño
- Anexos
Si la documentación presentada se encuentra incompleta o si los requisitos no se cumplen totalmente, se comunicará a la institución, en el término de cinco (5) días hábiles, para que sean subsanados en un lapso no superior a treinta (30) días calendario.
- Designarán un consejero ponente para in ingresar a estudio en la siguiente sesión de la Sala General de Acreditación.
- El informe del Consejo hará explícitos los aspectos en los cuales la institución o el programa académico han evolucionado de acuerdo con lo enunciado en el cronograma.
- Si el CNA considera que el plan de mejoramiento no presenta un estado de avance acorde con las metas y el cronograma definido, se programará una visita de seguimiento y evaluación.
Si el Consejo Nacional de Acreditación determina que es necesario llevar a cabo una visita de seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento, la cual tendrá una duración máxima de un (1) día y se centrará en aquellos elementos que se consideren necesarios o que requieren ser evaluados.
- Reunión con el Rector y Directivos de la institución y del programa académico.
- Entrevistas a los funcionarios y visitas a las dependencias que tienen bajo su dirección el desarrollo del plan de mejoramiento.
- El consejero podrá establecer qué aspecto será el definido para el desarrollo de la visita (visita de lugares).
- Reunión con las directivas encargadas de las áreas de planeación, financiera, proyección social y académica del programa o la institución según sea el caso.
- Reunión final con el Rector y Directivos.
- Garantizar el apoyo logístico y la información requerida (un espacio u oficina dotada de computador, conexión a Internet y mesa de reuniones, disponibilidad del personal de la institución para entrevistas, según lo acordado en agenda).
- Si en criterio del Consejo Nacional de Acreditación la información es suficiente para evidenciar que el programa académico o la institución ha logrado la consolidación de la cultura del mejoramiento continuo, se enviará una comunicación a la institución mostrando satisfacción con el proceso adelantado y un informe que recomiende ajustes al plan o a su proceso de ejecución.
- Si, por el contrario, se evidencia que el plan de mejoramiento de la institución o del programa académico no presenta un estado de avance acorde con las metas y el cronograma definido, el Consejo Nacional de Acreditación enviará una comunicación señalando los aspectos y rutas sugeridas que la institución podrá asumir con mayor énfasis y celeridad para el desarrollo y cumplimiento del plan de mejoramiento.
